PROGRAM EUROPEAN DE DISTRIBUIRE A LAPTELUI IN SCOLI

Ținând cont de faptul că ne aflăm la începutul semestrului I al anului școlar 2017-2018, în vedere desfășurării programelor sociale, în condiții optime, alăturat vă aducem la cunoștință îndatoririle ce cad în sarcina instituției dumneavoastră, conform dispozițiilor legale în vigoare ( pana la aparitia unor noi reglementari), după cum urmează:

Documente care trebuie să fie păstrate de instituţiile şcolare beneficiare a ajutorului comunitar pentru furnizarea laptelui si aceleasi evidente pentru produsele de panificatie :

- avize de expediţie (de însoţire a mărfii) privind livrarea produselor lactate, în original. Acestea trebuie să fie semnate de instituţia şcolară care a preluat  produsele lactate şi le-a distribuit copiilor şi să conţină denumirea completă a produselor lactate.

La nivelul instituţiilor şcolare, în momentul recepţiei, produsele necorespunzătoare ar trebui retrase/înlocuite chiar în momentul recepţiei. Metodologia de recepţie cât şi aplicarea uniformă a acesteia în toate instituţiile şcolare, aparţine solicitantului.

- documente comerciale care atestă calitatea produselor şi anume, declaraţie de conformitate si/sau certificat de calitate,în original.

- formularele cu evidenţei numărului de copii cu frecvenţă regulată (prezenţi conform catalogului școlar) anexa 8 şi a evidenţei produselor lactate (consumate) distribuite copiilor din instituţia şcolară respectivă completată - anexa 9;

Această evidenţă trebuie să fie păstrată la nivelul fiecărei instituţii şcolare care a distribuit produsele lactate copiilor beneficiari şi care apare în cererea de aprobare.

Evidenţa se poate ţine şi în format electronic, cu condiţia să fie pusă la dispoziţia inspectorilor APIA.

- afişul, în instituţiile şcolare unde se distribuie produse lactate conform Regulamentul (CE) nr. 657/2008, trebuie să existe un afiş, în conformitate cu cerinţele minime prevăzute în anexa III a acestui regulament, care va fi amplasat în mod permanent la intrarea principală a instituţiei, într-un loc vizibil şi lizibil. Modelul afişului privind programul european de distribuire a laptelui în şcoli se află la anexa nr. 10 din acest ghid.

- înscrisurile zilnice: proces verbal de returnare/refuz al porțiilor deteriorate întocmit în momentul recepției produselor lactate, (dacă este cazul), procese verbale de predare a porțiilor de lapte sau produse lactate către elevi/pe clase, centralizatoare, alte documente ce privesc porțiile de lapte sau produse lactate distribuite, care au stat la baza întocmirii anexelor nr. 8 şi 9 din acest Ghid;

- actul administrativ de desemnare a persoanei care se ocupă cu recepția, distribuția produselor lactate, conform OUG nr. 96/2002 cu modificările și completările ulterioare.

Persoana desemnată trebuie sa dovedească la control, că deţine:

- certificatul care atesta efectuarea instruirii profesionale a personalului privind însuşirea noţiunilor fundamentale de igienă;

- dovada analizelor medicale valabile pentru perioada in care persoana desemnată face recepţia şi distribuţia laptelui şi a produselor lactate.

Receptia,depozitarea si distribuţia laptelui si a produselor lactate se face numai de persoane având cunoştinţe minime de igiena a produselor agroalimentare sau instruite în acest sens şi având efectuat controlul medical periodic.

Respingerea cererii de plată în urma efectuării inspecţiei la nivelul instituţiilor şcolare beneficiare

Cererea de plată se respinge în urma efectuării inspecţiei în următoarele situaţii:

-           produsele lactate nu sunt utilizate în conformitate cu cerinţele regulamentului european;

-           utilizarea sau prezentarea de declaraţii sau documente false, incorecte sau incomplete;

- lipsa evidentelor şi documentelor comerciale care atestă furnizarea şi consumul produselor lactate de către copiii din instituţiile şcolare prevăzute în desfăşurătorul ataşat cererii de plată.

Diminuarea ajutorul comunitar  în urma efectuării inspecţiei la nivelul instituţiilor şcolare beneficiare:

- dacă pentru o categorie de produs lactat  a fost solicitat ajutor comunitar pentru o cantitate mai mare decât cea consumată;

- în cazul în care nr. de copiii cu frecvenţă regulată din desfăşurătorul instituţiilor şcolare beneficiare este mai mare decât nr. de copiii cu frecvenţă regulată conform evidenţelor de la nivelul solicitatului (evidenţa numărului de elevi - anexa nr. 8, cât şi nr. deevidenţei produselor lactate (consumate) distribuite - anexa nr. 9, vor fi confirmate de prezența din catalogul școlar);

- în cazul în care cantitatea de produse lactate consumată per categorie de produs conform evidenţei de la nivelul unei şcoli controlate la faţa locului este mai mică decât cantitatea de produse lactate consumată per categorie de produs conform evidenţei de la nivelul solicitantului iar cantitatea din desfăşurător este mai mare decât cantitatea de la nivelul şcolii controlate, se va plăti cantitatea constatată la nivelul şcolii controlate la faţa locului;

- avizele de însoţire a laptelui sau produselor lactate au fost emise după data de începere a distribuţiei acestora la instituţiile de învăţământ beneficiare;

- lipsa afișului la nivelul instituțiilor școlare sau neconformitatea acestuia. În cazul in care în urma efectuării inspecției efectuate de către inspectorii APIA sau de către alte organisme competente de control, la nivelul anumitor institutii școlare se constată lipsa afișului (indiferent de perioada) sau nerespectarea cerințele minime prevăzute în anexa III a Regulamentului (CE) 657/2008, suma solicitată aferentă respectivelor instituții școlare nu se va acorda,

- alte tipuri de neconformităţi.

Păstrarea documentelor justificative

Pentru păstrarea documentelor relevante se poate utiliza atât forma computerizată cât şi cea pe hârtie, dar solicitanţii trebuie:

- să se asigure că păstrează toate documentele necesare demonstrării faptului că respectă regulile schemei;

- să se asigure că documentele păstrate în format electronic pot fi puse la dispoziţia inspectorilor APIA, altor organisme de control şi experţilor UE;

- să se asigure că documentele în format electronic sau cele pe hârtie, sunt păstrate minimum cinci ani începând de la sfârşitul anului întocmirii acestora.

Documentele trebuie să fie păstrate cel puţin cinci ani începând de la sfârşitul anului întocmirii acestora.

Se va avea în vedere arhivarea tuturor documentelor (originale sau copiile acestora care conţin înscrisă menţiunea *conform cu originalul*) care au legătură cu obţinerea ajutorului financiar FEGA, separat de alte documente contabile, comerciale, etc., atât la solicitant, furnizor, cât şi la instituţiile de învăţământ beneficiare, pentru a fi cât mai operativ controlul ex-post sau controalele experţilor UE.

Afişul  privind programul european de distribuire a laptelui în şcoli

În instituţiile şcolare unde se distribuie produse lactate conform Regulamentului Comisiei (CE) nr 657/2008, trebuie să existe un afiş,  în conformitate cu cerinţele minime prevăzute în anexa III a acestui regulament, care va fi amplasat în mod permanent la intrarea principală a instituţiei, într-un loc vizibil şi lizibil.

Cerinţe minime pentru afişul privind Programul european de distribuire a laptelui în şcoli

- Mărimea afişului: A3 sau mai mare

- Litere: 1 cm sau mai mari

- Titlu: Programul european de distribuire a laptelui în şcoli

Conţinut: Cel puţin următoarea formulare, ţinând seama de categoria instituţiei şcolare:

„[Categoria instituţiei şcolare (de exemplu, grădiniţă/instituţie preşcolară/şcoală)] noastră furnizează produse lactate subvenţionate de Uniunea Europeană în cadrul Programului european de distribuire a laptelui în şcoli.”

Se recomandă evidenţierea avantajelor nutriţionale ale produselor, precum şi includerea unor sfaturi privind nutriţia, adresate copiilor.

Amplasare: La intrarea principală a instituţiei şcolare, într-un loc în care este clar vizibil şi lizibil.

Modelul afişului privind programul european de distribuire a laptelui în şcoli este prezent la Anexa nr. 10  din acest ghid.

ATENŢIE !!!

Afişul trebuie amplasat la intrarea principală pe tot parcursul anului (permanent), art. 16 din Regulamentul (CE) 657/2008

În cazul in care în urma efectuării inspecției efectuate de către inspectorii APIA sau de către alte organisme competente de control, la nivelul anumitor institutii școlare se constată lipsa afișului sau nerespectarea cerințele minime prevăzute în anexa III a Regulamentului (CE) 657/2008, suma solicitată aferentă respectivelor instituții școlare nu se va acorda.

Documentele care trebuie să fie păstrate de instituţiile de învăţământ beneficiare Programul de încurajare a consumului de fructe în școli distribuția de mere:

-    Avizele de însoţire privind livrarea merelor. Acestea trebuie să fie semnate de reprezentantul instituţiei de învăţământ care a preluat merele, să aibă înscrisă cantitatea de mere furnizată, exprimată în bucăţi şi kg, numărul lotului/soiului/categoriei din care au fost distribuite merele.

a)     Data întocmirii primului aviz trebuie să coincidă cu data primei zile de distribuţie a merelor din perioada cererii de plată, iar aprovizionarea instituțiilor de învăţământ şi distribuţia merelor  trebuie să se facă în aşa fel încât fiecare elev prezent la cursuri să primească zilnic câte un măr.

b)     În avizele de însoţire a merelor, emise de furnizori pentru o perioada şcolară (semestru), trebuie sa fie înscris același număr de lot pentru care s-au emis buletinele de analiza si certificatele de conformitate.

c)    Persoanele desemnate de directorul instituției de învățământ pentru a distribui merele elevilor prezenţi la cursuri vor confirma cantitatea şi calitatea acestora pe documentele care însoţesc merele, respectiv pe avizele de insoţire a merelor prin semnătură şi ştampila instituţiei de învăţământ aplicată pe acestea.

d)    În scopul facilitării implementărilor contractuale cu privire la retragerea sau înlocuirea merelor necorespunzătoare, persoanele responsabile cu distribuţia vor completa în avize în funcţie de modul de distribuţie zilnică, bisăptămânală sau săptămânală şi cantitatea de mere respectiv numărul de bucăţi şi kg care nu a corespuns din punct de vedere calitativ sau cantitativ.

e)    Persoanele desemnate de directorul instituției de învățământ pentru a distribui merele elevilor au obligaţia de a sesiza orice diferenţă cantitativă sau calitativă constatată în momentul recepţiei.

f)     Dacă merele distribuite nu corespund specificaţiilor tehnice, reprezentantul instituției de învățământ are dreptul să le respingă, iar furnizorul are obligaţia de a înlocui merele refuzate pe parcursul aceleiaşi zile, sau în funcţie de modul de distribuţie bisăptămânal sau săptămânal.

g)     Este necesar ca aceste cantităţi să fie evidenţiate având în vedere faptul că avizele stau la baza întocmirii facturilor de către furnizori, iar evidenţele cu merele consumate şi prezenţa elevilor la cursuri  stau la baza completării desfăşurătorului cu cantităţile de mere pentru care se solicită ajutorul financiar.

- Evidenţa privind  numărul  de mere consumate din  instituţia de învăţământ respectivă şi evidenţa numărului de elevi  prezenţi la cursuri.

a) Aceste evidenţe trebuie să fie păstrate la nivelul fiecărei instituţii de învățământ care a distribuit mere elevilor prezenţi la cursuri.

b) Reprezentanţii instituţiilor de învăţământ, respectiv persoanele desemnate cu distribuţia merelor, au obligativitatea centralizării şi păstrării înscrisurilor zilnice privind cantităţile de mere distribuite care stau la baza întocmirii anexelor nr. 5 şi 6 din versiunea nr. 3.3 a Ghidului solicitantului pentru această schemă. Solicitantul trebuie să informeze instituţiile de învăţământ şi asupra obligativităţii completării cu exactitate a anexelor nr. 5 şi 6 doar pentru copii prezenţi la cursuri conform catalogului şcolar.

c) În instituţiile de învățământ unde se distribuie fructe conform Regulamentul Comisiei (CE) nr. 288/2009, şi modificat de Regulamentul (UE) nr. 34/2011 al Comisiei, trebuie să existe un afiş, în conformitate cu cerinţele minime prevăzute în anexa III a acestui regulament, care va fi amplasat în mod permanent la intrarea principală a instituţiei de învăţământ, într-un loc clar vizibil şi lizibil.

-  Copii ale buletinelor de analiză privind conţinutul reziduurilor de pesticide şi metale grele pentru loturile de mere furnizate în perioada cererii de plată.

- Copii ale certificatelor de conformitate emise de ISCTPVLF  conform Ordinului ministrului agriculturii şi dezvoltării rurale nr. 420/2008, pentru loturile de mere furnizate in perioada cererii de plată.

-  Certificate de calitate sau declaraţii de conformitate emise de furnizori pentru loturile de mere furnizate în perioada cererii de plată.

- Decizia de numire/desemnare a persoanei responsabile cu distribuţia de mere, conform Ordinului ministrului agriculturii şi dezvoltării rurale nr. 243/2012, privind aprobarea Specificaţiilor tehnice ale caietelor de sarcini pentru procedurile de atribuire a contractelor de furnizare a fructelor proaspete în şcoli.

Documentele trebuie să fie păstrate cel puţin cinci ani începând de la sfârşitul anului întocmirii acestora.

Păstrarea    computerizată a documentelor justificative

Pentru păstrarea documentelor justificative se poate utiliza atât formatul informatizat cât şi formatul fizic, dar solicitanţii trebuie să se asigure că:

-          păstrează toate documentele necesare demonstrării faptului că respectă regulile schemei;

-          documentele păstrate în format electronic pot fi puse la dispoziția inspectorilor APIA;

-          documentele trebuie păstrate cel puţin 5 ani de la data la care acestea fac referire.

Față de aspectele menționate mai sus, vă facem cunoscute prevederile  Ghidului solicitantului, versiunea 1.4, Acordarea Ajutorului Comunitar pentru furnizarea Laptelui în Instituțiile Școlare, după cum urmează: Dacă la nivelul unui solicitant al unei instituții de învățământ, persistă același tip de neregulă trei verificări consecutive, se va suspenda/retrage aprobarea pentru solicitantul respectiv și/sau instituția școlară care aparține, după caz. Pentru instituțiile învățământ, prezența în eșantionul de control este de referință. În cazul retragerii aprobării, solicitantul poate înainta o nouă cerere de aprobare în termen de 6 luni de la primirea notificării de retragere și după efectuarea unui control detaliat.

Menționăm că regulile specificate în Ghidul solicitantului de ajutor comunitar trebuie respectate cumulativ.

Pentru evita înregistrarea unor abateri privind derularea acestor  programe, la nivelul instituției pe care o coordonați, în mod respectuos, vă solicităm să aveți în vedere cele mai sus menționate.

Vă mulțumim pentru înțelegere și vă asigurăm de întreaga noastră disponibilitate viitoare.

CONSILIUL JUDEŢEAN TIMIŞ
Bulevardul Revoluţiei din 1989, Nr.17

DONOS DANIELA
Consilier I Superior
Direcția Administrație Publică Locală

Serviciul Monitorizare și Transparență Decizională
Telefon: 0256-406.389

Mobil: 0766530697
E-mail: dana.donos@cjtimis.ro
www.cjtimis.ro